Migration zu openDesk
Planbare Migration mit minimalen Risiken – von der Bestandsaufnahme über den Piloten bis zum flächendeckenden Rollout.
Was eine Migration erfolgreich macht
Eine Migration ist erfolgreich, wenn sie planbar ist: klare Phasen, saubere Datenübernahme, definierte Cutover-Punkte – und ein Team, das nach dem Go-Live wirklich arbeitsfähig ist. Der technische Teil ist lösbar. Die eigentliche Herausforderung ist die Nutzerakzeptanz.
Wir definieren Erfolg deshalb nicht nur technisch. Dazu gehören Adoption-Kriterien: Schulungsquote, Nutzungsgrad zentraler Funktionen und Support-Aufkommen in den ersten Wochen nach Go-Live.
Migrationsphasen im Überblick
Phase 1 – Bestandsaufnahme
- Inventur aller genutzten Microsoft-365-Dienste
- Analyse von Datenvolumen und -strukturen
- Identifikation kritischer Abhängigkeiten
- Bewertung von Fachsoftware-Integrationen
- Migrationskonzept und Risikoeinschätzung
Phase 2 – Pilot & Testumgebung
- Aufbau der openDesk-Testinstanz
- Pilotgruppe (20–50 Nutzer) live schalten
- Testmigration ausgewählter Datenbereiche
- Feedback-Runden und Anpassungsiterationen
- Go/No-Go-Entscheidung für Rollout
Phase 3 – Produktivmigration
- Parallelbetrieb beider Systeme
- Schrittweiser Rollout nach Abteilungen
- E-Mail-, Kalender- und Datei-Migration
- Cutover-Plan mit definiertem Abschaltdatum
- Hypercare-Phase direkt nach Go-Live
Phase 4 – Stabilisierung
- Schulung verbleibender Nutzergruppen
- Abschalten alter Systeme und Lizenzen kündigen
- Adoption-Messung und Nachsteuerung
- Übergabe an laufenden Betrieb / Managed Service
Datenübernahme im Detail
Die Datenübernahme ist der technisch sensibelste Teil jeder Migration. Wir nutzen bewährte Werkzeuge und Prozesse für vollständige, verlustfreie Übernahme.
E-Mail & Kalender
IMAP/Exchange-Migration mit Outlook-Profilen, Kalenderdaten, Kontakten und freigegebenen Postfächern via Nextcloud-Migration oder offene Protokolle.
Dateien & Dokumente
OneDrive/SharePoint-Inhalte werden nach Nextcloud migriert – mit Beibehaltung der Ordnerstruktur, Berechtigungen und letzten Bearbeitungsdaten.
Benutzer & Gruppen
Benutzerkonten, Gruppen und Berechtigungen werden aus Active Directory / Azure AD übernommen – über Keycloak als zentralen Identity Provider.
Migrationspfade
Big Bang
Alle Nutzer wechseln an einem Stichtag. Hoher Koordinationsaufwand, aber schnelle Lizenzkündigung. Für kleinere Organisationen bis ~100 Nutzer geeignet.
Schrittweiser Rollout
Abteilungen oder Standorte wechseln nacheinander im Parallelbetrieb. Bewährter Pfad für mittlere und große Organisationen.
Hybrid-Betrieb
Bestimmte Dienste (z. B. E-Mail) verbleiben temporär auf der alten Plattform, während andere (z. B. Dateien, Chat) bereits auf openDesk laufen.
Häufige Fragen zur Migration
Wie lange dauert eine Migration zu openDesk?
Die Dauer hängt von Größe und Komplexität ab. Wir planen 4 Phasen: Bestandsaufnahme, Pilot, Produktivmigration und Stabilisierung – typisch 3–9 Monate.
Können E-Mails und Kalenderdaten aus Microsoft 365 übernommen werden?
Ja. Wir migrieren E-Mails, Kalender, Kontakte und Dateien vollständig über bewährte IMAP/Exchange-Migrationstools und Nextcloud-Migration.
Was ist der Unterschied zwischen Big Bang und schrittweisem Rollout?
Beim Big Bang wechseln alle Nutzer gleichzeitig – einfach, aber risikoreich. Der schrittweise Rollout migriert Abteilung für Abteilung im Parallelbetrieb – bewährt für größere Organisationen.