Was kostet openDesk?
openDesk ist lizenzfrei – kostenlos im Betrieb ist es nicht. Hier sind alle Kostenposten im Überblick, dazu die Ressourcen, mit denen Sie nach unserer Erfahrung mindestens rechnen sollten.
Lizenzfrei heißt nicht kostenlos
Die Software selbst kostet in der Community Edition nichts. Das Geld steckt im Drumherum: in der Kubernetes-Infrastruktur, auf der openDesk läuft, in der Einführung und Anbindung an Ihre bestehende IT, in Anpassungen und vor allem im laufenden Betrieb mit regelmäßigen Updates. Wer über die Open-Source-Version hinausgehen will, zahlt zusätzlich für die Enterprise Edition.
Konkrete Beträge hängen von Nutzerzahl, Betriebsmodell und vorhandener Infrastruktur ab. Die folgenden Posten sollten in jeder Kalkulation auftauchen.
Sechs Kostenposten im Überblick
Lizenzen
Die Community Edition ist kostenlos und quelloffen. Wer über die Open-Source-Version hinausgehen will, zahlt für die Enterprise Edition.
- Community Edition: 0 € Lizenzkosten, Support über die Community
- Enterprise Edition: Abonnement über das ZenDiS, Preis auf Anfrage
- Enthält erweiterte Funktionen der Komponentenhersteller, Support und Wartung
- Sonderkonditionen für Bildung, Mengenpreise für große Organisationen
Kubernetes-Cluster
openDesk läuft ausschließlich auf Kubernetes. Den Cluster betreiben Sie selbst, in Ihrem Rechenzentrum oder lassen ihn betreiben.
- Server bzw. VMs für Steuerknoten und Arbeitsknoten
- Speicher für Volumes (RWO, für Skalierung auch RWX) und Backups
- Ingress, Zertifikate, DNS, Monitoring
- Für den Produktivbetrieb eigene Datenbank-, Objektspeicher- und Mail-Dienste
Einführung
Der einmalige Aufwand, bis openDesk produktiv und angebunden läuft.
- Bestandsaufnahme und Zielarchitektur
- Aufbau von Cluster und openDesk
- Anbindung an Active Directory/LDAP und Single Sign-on
- Migration von Mails, Kalendern und Dateien
Anpassungen
Was openDesk zu Ihrem Arbeitsplatz macht – und bei jedem Update mitgepflegt werden muss.
- Corporate Design im Portal und den Anwendungen
- Konfiguration von Rollen, Gruppen und Freigaben
- Integration in Fachverfahren und bestehende Systeme
- Prüfen und Nachziehen der Anpassungen bei neuen Versionen
Updates und regelmäßige Deploys
Neue openDesk-Versionen und Sicherheitsupdates einzelner Komponenten kommen regelmäßig. Jedes davon ist ein eigener Deploy.
- Versionshinweise prüfen und Update planen
- Test in einer Staging-Umgebung
- Ausrollen per Helmfile, Kontrolle aller Dienste
- Updates von Kubernetes und Betriebssystem der Knoten
Schulung und Betrieb
Damit die Plattform genutzt wird und verlässlich läuft.
- Schulungen für Anwender, Key-User und Admins
- Monitoring, Backups und regelmäßige Restore-Tests
- Störungsbehebung und Support
- Benutzer- und Rechteverwaltung im Alltag
Mindestressourcen: offizielle Angaben und unsere Erfahrung
Die offiziellen Werte gelten ausdrücklich nur für eine erste Evaluation. Für den Produktivbetrieb rechnen wir aus unseren Projekten mit deutlich mehr – vor allem beim Arbeitsspeicher.
Offizielles Minimum (Evaluation)
- 12 CPU-Kerne, x86/x64 (ARM wird noch nicht unterstützt)
- 32 GB RAM, mehr empfohlen
- Mehr als 10 GB Speicher
- Kubernetes ab Version 1.33, CNCF-zertifizierte Distribution
- Volume-Provisioner für RWO, für Skalierung zusätzlich RWX
Unsere Erfahrungswerte (inkl. Groupware)
- Reserviert schon im Leerlauf: rund 10 CPU-Kerne und 20 GiB RAM für rund 70 Pods
- Tatsächlicher Verbrauch im Leerlauf: unter 0,5 Kernen und rund 14 GiB RAM – unter Last steigen vor allem CPU (Office, Video) und der RAM der Groupware
- Arbeitsspeicher im Betrieb: je nach Nutzerzahl 24–48 GiB, Obergrenze bei Lastspitzen knapp 100 GiB
- Speicher zum Start: 60–80 GiB inklusive temporärer Volumes und Backup, wächst mit Dateien und Mail
- Geplant wird nach den Reservierungen, nicht nach dem Leerlauf: Drei Arbeitsknoten mit je 8 vCPU und 32 GB sind knapp, vier Arbeitsknoten mit je 12 vCPU und 64 GB lassen reichlich Luft
- Für Ausfallsicherheit: drei Steuerknoten zusätzlich zu den Arbeitsknoten
Einmalig oder laufend?
Einmalig
- Planung und Zielarchitektur
- Aufbau des Kubernetes-Clusters und von openDesk
- Anbindung an Verzeichnis und Single Sign-on
- Erstanpassung an Corporate Design und Abläufe
- Migration der Bestandsdaten
- Schulungen zum Start
Laufend
- Infrastruktur oder Hosting des Clusters
- Regelmäßige Deploys für openDesk- und Sicherheitsupdates
- Pflege der Anpassungen bei neuen Versionen
- Monitoring, Backups und Support
- Optional: Abonnement der Enterprise Edition
Wie sich diese Kosten gegenüber Microsoft 365 einordnen: openDesk vs. Microsoft 365 →
Häufige Fragen zu den Kosten von openDesk
Ist openDesk kostenlos?
Die Software der Community Edition ist kostenlos und quelloffen, sie steht auf openCode.de zum Download bereit. Kosten entstehen trotzdem: für die Kubernetes-Infrastruktur, die Einführung, Anpassungen, regelmäßige Updates und den laufenden Betrieb. Lizenzkosten kommen nur hinzu, wenn Sie die Enterprise Edition nutzen.
Was kostet die openDesk Enterprise Edition?
Die Enterprise Edition bietet das ZenDiS für die öffentliche Verwaltung an, mit erweitertem Funktionsumfang, professionellem Support und Wartung. Preise nennt das ZenDiS nur auf Anfrage; Bildungseinrichtungen erhalten Sonderkonditionen, größere Organisationen Mengenpreise.
Wie viele Ressourcen braucht openDesk mindestens?
Für eine erste Evaluation nennt die offizielle Dokumentation 12 CPU-Kerne (x86/x64), 32 GB RAM und mehr als 10 GB Speicher. Für den Produktivbetrieb reicht das nach unserer Erfahrung nicht: openDesk reserviert inklusive Groupware schon im Leerlauf rund 10 CPU-Kerne und 20 GiB RAM, im Betrieb liegt der Arbeitsspeicherbedarf je nach Nutzerzahl eher bei 24 bis 48 GiB. Beim Speicher sollten Sie zum Start mit 60 bis 80 GiB rechnen.
Kann openDesk auf einem einzelnen Server laufen?
Für Tests und Evaluation ja, etwa mit einer schlanken Kubernetes-Distribution auf einem Server. Für den Produktivbetrieb empfehlen wir einen Cluster mit mehreren Knoten, damit Wartung und der Ausfall eines Servers den Arbeitsplatz nicht lahmlegen.
Welche Kosten entstehen durch Updates?
openDesk entwickelt sich laufend weiter. Jede neue Version und jedes Sicherheitsupdate einzelner Komponenten will getestet, ausgerollt und kontrolliert werden – und eigene Anpassungen müssen dabei mitwandern. Das ist ein fester Posten im laufenden Betrieb, kein einmaliger Aufwand.
Ist openDesk günstiger als Microsoft 365?
Es entfallen die Lizenzgebühren pro Nutzer, dafür tragen Sie Infrastruktur und Betrieb selbst oder geben sie an einen Dienstleister. Wie die Rechnung ausgeht, hängt von Nutzerzahl, Betriebsmodell und vorhandener Infrastruktur ab. Einen Vergleich der Faktoren finden Sie auf unserer Seite openDesk vs. Microsoft 365.