Interims-Projektmanagement & Dienstleistersteuerung
Projektleitung auf Zeit: Wir steuern Ihr IT- oder Webprojekt, koordinieren alle beteiligten Dienstleister und sichern Qualität, Budget und Termine – als neutraler Partner auf Ihrer Seite.
Wann externes Projektmanagement sinnvoll ist
Viele Organisationen stehen vor demselben Problem: Ein größeres IT- oder Webprojekt steht an – ein Website-Relaunch, eine Plattform-Einführung, eine Systemablösung – aber intern gibt es niemanden, der es neben dem Tagesgeschäft steuern kann. Gleichzeitig sind mehrere Dienstleister beteiligt: Agentur, technische Umsetzung, Integration, Hosting.
Ohne zentrale Steuerung reden die Gewerke aneinander vorbei, Verantwortlichkeiten bleiben unklar, und am Ende fehlt die Instanz, die Qualität und Vollständigkeit gegenüber jedem einzelnen Dienstleister durchsetzt. Genau diese Rolle übernehmen wir – auf Zeit, mit klarem Mandat und der Erfahrung aus eigenen Umsetzungsprojekten.
Unsere Leistungsbausteine
Strategische Beratung & Konzeption
- Anforderungsaufnahme und Bedarfserhebung mit Ihren Fachbereichen
- Erstellung der Leistungsbeschreibung als Ausschreibungs- und Vertragsgrundlage
- Architektur-Entscheidungen und Bewertung technischer Optionen
- Beratung aus eigenem Erfahrungsschatz statt vom Papier
Dienstleistersteuerung & Koordination
- Zentrale Koordination aller Gewerke: Design, Technik, Integration, Hosting
- Abstimmungen, Schnittstellen-Klärung und Terminplanung über alle Beteiligten
- Sie behalten Direktverträge – wir steuern in Ihrem Auftrag
- Ein Ansprechpartner statt fünf parallele Baustellen
Überwachung & Kontrolle
- Laufende Prüfung von Anforderungen, Qualität und Zielerreichung
- Scope-Abgleich: Angebote und Lieferungen gegen die Leistungsbeschreibung
- Budget- und Terminüberwachung mit transparentem Projektboard
- Risiken früh benennen, Entscheidungen vorbereiten
Qualitätssicherung & Abnahme
- Definierte Qualitäts-Gates vor kritischen Meilensteinen
- Performance-, Security- und Barrierefreiheits-Audits vor dem Go-Live
- Endabnahme jedes Gewerks gemeinsam mit Ihnen
- Saubere Übergabe in den Betrieb mit klaren Verantwortungsgrenzen
Steuerung ohne Generalunternehmer-Konstrukt
Unser Modell unterscheidet sich bewusst vom klassischen Generalunternehmer: Jeder Dienstleister hat einen Direktvertrag mit Ihnen – Gewährleistung und Leistungspflichten laufen unmittelbar zwischen Ihnen und dem jeweiligen Gewerk. Wir treten nicht als Zwischenhändler mit Weiterverrechnung auf, sondern steuern, prüfen und nehmen ab.
Volle Transparenz
Sie sehen jedes Angebot, jede Rechnung und jeden Leistungsstand im Original – ohne Aufschlag und ohne Blackbox.
Interessen auf Ihrer Seite
Weil wir nicht selbst umsetzen und nicht weiterverrechnen, bewerten wir Angebote, Mehraufwände und Lieferungen ausschließlich in Ihrem Interesse.
Klare Betriebsgrenzen
Wir definieren schriftlich, welcher Dienstleister wofür verantwortlich ist – von der Infrastruktur über das Basissystem bis zur Anwendung. Das verhindert Lücken und Doppelzuständigkeiten.
Aus der Praxis: Website-Relaunch einer Stiftung
Ein aktuelles Beispiel zeigt, wie das Modell funktioniert: der TYPO3-Relaunch für eine gemeinnützige Stiftung mit mehreren Förderprogrammen.
Die Ausgangslage
Vier Gewerke mit eigenen Verträgen: Design-Agentur, TYPO3-Implementierer, CRM/DMS-Integrationspartner und Hosting. Intern keine IT-Projektleitung – das Team ist mit Stiftungsarbeit ausgelastet.
Unsere Rolle
Leistungsbeschreibung erstellt, Dienstleister-Angebote per Scope-Abgleich gegen die Anforderungen geprüft, Zeitplan und Abhängigkeiten zentral gesteuert, Architektur-Entscheidungen vorbereitet und moderiert.
Qualität & Abnahme
Performance- und Security-Audit als verbindliches Gate vor dem Go-Live, Betriebsgrenzen zwischen Hosting, Basissystem und Anwendung schriftlich fixiert, Endabnahme jedes Gewerks gemeinsam mit der Stiftung.
Häufige Fragen zum Interims-Projektmanagement
Was bedeutet Interims-Projektmanagement?
Wir übernehmen die Projektleitung auf Zeit – für die Dauer eines Vorhabens, ohne dass Sie eine eigene Stelle schaffen müssen. Typisch sind IT- und Webprojekte mit mehreren Dienstleistern, bei denen intern Kapazität oder Projektmanagement-Erfahrung fehlt.
Worin unterscheidet sich das von einem Generalunternehmer?
Ein Generalunternehmer beauftragt die Gewerke selbst und verrechnet sie mit Aufschlag weiter. Bei uns behalten Sie Direktverträge mit jedem Dienstleister – inklusive Gewährleistung und voller Kostentransparenz. Wir steuern in Ihrem Auftrag und sitzen auf Ihrer Seite des Tisches.
Wie wird abgerechnet?
Üblich ist eine monatliche Pauschale über ein festes Personentage-Kontingent mit Anpassungsklausel, falls der Aufwand dauerhaft abweicht – in beide Richtungen. So bleibt die Steuerung planbar und fair.
Was passiert bei der Abnahme?
Wir prüfen jedes Gewerk gegen die Leistungsbeschreibung – fachlich und technisch, inklusive Performance- und Security-Audit vor dem Go-Live – und führen die Endabnahme gemeinsam mit Ihnen gegenüber jedem Dienstleister durch.
Für welche Projekte eignet sich das Modell?
Überall dort, wo mehrere Dienstleister zusammenspielen müssen: Website-Relaunches, Plattform-Einführungen wie openDesk, Systemablösungen oder CRM- und DMS-Integrationen. Besonders wertvoll ist die Steuerung für Organisationen ohne eigene IT-Projektleitung – Stiftungen, Verbände, KMU und Behörden.
Können Sie auch in ein laufendes Projekt einsteigen?
Ja. Wir starten dann mit einer Bestandsaufnahme: Was wurde beauftragt, was wurde geliefert, wo stehen Termine und Budget? Der Abgleich von Verträgen und Leistungsstand zeigt schnell, wo das Projekt wirklich steht – gerade bei Vorhaben in Schieflage ist das der erste Schritt zurück zur Steuerbarkeit.
Erstellen Sie auch Leistungsbeschreibungen und Ausschreibungsunterlagen?
Ja, das ist oft der Startpunkt. Eine belastbare Leistungsbeschreibung ist Vertrags- und Abnahmegrundlage zugleich: Sie macht Angebote vergleichbar, verhindert Scope-Diskussionen im Projektverlauf und gibt der Abnahme einen objektiven Maßstab.
Wie viel internen Aufwand müssen wir einplanen?
Entscheidungen bleiben bei Ihnen – wir bereiten sie entscheidungsreif vor, mit Optionen, Risiken und Empfehlung. Typisch sind regelmäßige kurze Abstimmungen statt ständiger Mitarbeit. So bleibt Ihr Team arbeitsfähig, ohne dass das Projekt unbeaufsichtigt läuft.
Was passiert, wenn ein Dienstleister nicht liefert?
Durch die Direktverträge und die Leistungsbeschreibung ist die Grundlage klar. Wir dokumentieren Abweichungen objektiv, sprechen sie früh an und eskalieren strukturiert – von der Nachbesserung bis zur Verhandlung. In den meisten Fällen verhindert die laufende Kontrolle, dass es überhaupt so weit kommt.